ਇੱਕ ਦਫ਼ਤਰ ਕੀ ਹੈ?
ਦਫਤਰ ਹੈ a ਉਹ ਥਾਂ ਜਿੱਥੇ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ, ਕਲਰਕ ਜਾਂ ਸਰਕਾਰੀ ਡਿਊਟੀਆਂ ਨਿਭਾਈਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਵੱਡੀ ਅਤੇ ਛੋਟੀ ਹਰ ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਸੰਗਠਨ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨਿਕ ਅਤੇ ਹੋਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸਰਕਾਰੀ ਕੰਮ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਦਫਤਰ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ
ਦਫਤਰ ਦੀਆਂ ਦੋ ਮੁੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਹਨ, ਉਹ ਹਨ:
1. ਛੋਟਾ ਦਫ਼ਤਰ
ਅਤੇ
2) ਵੱਡਾ ਦਫਤਰ
(1) ਛੋਟਾ ਦਫ਼ਤਰ: ਇੱਕ ਦਫ਼ਤਰ ਛੋਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਸ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਦਾ ਘੇਰਾ ਛੋਟਾ ਜਾਂ ਘੱਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਦਾ ਭੌਤਿਕ ਆਕਾਰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਕਿੰਨਾ ਵੱਡਾ ਜਾਂ ਛੋਟਾ ਹੈ।
(2) ਵੱਡਾ ਦਫਤਰ: ਇੱਕ ਦਫ਼ਤਰ ਉਦੋਂ ਵੱਡਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਸ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਦਾ ਘੇਰਾ ਬਹੁਤ ਜਾਂ ਵੱਡਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਛੋਟੇ ਦਫਤਰ ਦੇ ਉਲਟ, ਸਟਾਫ ਦੀ ਤਾਕਤ a ਵੱਡਾ ਦਫਤਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਡਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫਰਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ।
ਦਫ਼ਤਰ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ
1. ਬੰਦ/ਨਿੱਜੀ ਦਫ਼ਤਰ
2. ਦਫਤਰ ਖੋਲ੍ਹੋ।
(1) ਬੰਦ/ਨਿੱਜੀ ਦਫ਼ਤਰ: ਇਹ ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਹੈ ਜੋ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦੇ ਰਹਿਣ ਲਈ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਸ. a ਉੱਚ ਪੱਧਰੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਬਣਾਈ ਰੱਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸੈਲਾਨੀ ਇਸ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦੇ ਜਿਵੇਂ ਉਹ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ।
A ਨਜ਼ਦੀਕੀ ਦਫਤਰ ਦੀ ਚੰਗੀ ਉਦਾਹਰਣ ਪ੍ਰਿੰਸੀਪਲ ਦਫਤਰ ਹੈ a ਸੈਕੰਡਰੀ ਸਕੂਲ.
(2) ਓਪਨ ਦਫਤਰ: ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਡਾ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਾਲ ਦਫਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ a ਜਨਰਲ ਦਫ਼ਤਰ.
ਇੱਕ ਖੁੱਲੇ ਦਫਤਰ ਦੀ ਉਦਾਹਰਨ ਵਿੱਚ ਸਟਾਫ ਰੂਮ ਹੈ a ਸੈਕੰਡਰੀ ਸਕੂਲ.
ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਦੇ ਕੰਮ
ਇੱਕ ਦਫਤਰ ਵਿੱਚ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਾਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਅਜਿਹੇ ਫੰਕਸ਼ਨ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰੀ ਅਤੇ ਲੇਖਾਕਾਰੀ ਫੰਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ, ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ, ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਣ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਹੇਠ ਦਿੱਤੇ ਹਨ ਬੁਨਿਆਦੀ ਅਧਿਕਾਰੀ ਦੇ ਕੰਮ:
1} ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ: ਦਫਤਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਰੋਤਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚਿੱਠੀਆਂ, ਪਾਰਸਲ, ਚਲਾਨ, ਟੈਲੀਫੋਨ ਕਾਲਾਂ, ਫੈਕਸ ਅਤੇ ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਮਿਲਣ ਵਾਲੇ ਲੋਕਾਂ ਨਾਲ ਨਿੱਜੀ ਸੰਪਰਕ ਰਾਹੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
2} ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਜਾਣਕਾਰੀ: ਪ੍ਰਾਪਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦਾ ਸਾਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਸਟਾਫ ਅਤੇ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੁਆਰਾ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਉਪਲਬਧ ਕਰਵਾਉਣਾ ਹੈ।
3} ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਜਾਣਕਾਰੀ: ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਅਤੇ ਢੁਕਵੀਂ ਵਰਤੋਂ ਲਈ। ਇਸ ਨੂੰ ਵਿੱਚ ਤੋੜ ਕੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ a ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਦੁਆਰਾ ਸਮਝਿਆ ਜਾਵੇਗਾ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਗੇ।
4} ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ: ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਨ, ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖਿੰਡਾਉਣ ਲਈ ਨਹੀਂ ਛੱਡਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਬਾਰੇ ਜਾਂ ਅੰਦਰ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ a ਅਸ਼ਲੀਲ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ. ਇਕੱਠੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਤੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ, ਛਾਂਟੀ ਕਰਨ, ਸਮੂਹ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਫਾਈਲਿੰਗ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
5} ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਸੰਪਤੀਆਂ ਦੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਕਰਨਾ: ਕਿਸੇ ਦਫਤਰ ਦੇ ਕੰਮ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਨ, ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ, ਪ੍ਰੋਸੈਸ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਅਸੁਰੱਖਿਅਤ ਸੁਰੱਖਿਆ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੋਈ ਵੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨਾਲ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਖ਼ਤਰਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇਕੱਠੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਫਾਈਲਿੰਗ ਦੁਆਰਾ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਰਾਜ਼ ਨੂੰ ਬੇਪਰਵਾਹ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਤੋਂ ਦੂਰ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਛੱਡਣਾ