ਵਿਸ਼ਾ - ਸੂਚੀ
- ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਮਤਲਬ
- ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਉਦੇਸ਼
- ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ
- ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਸਿਧਾਂਤ
- ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿੱਚ ਕਦਮ
- ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਾਰਕ
ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਅਰਥ
A ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ a ਡੇਟਾ ਦੀਆਂ ਸਬੰਧਤ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਸੰਗ੍ਰਹਿ। ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ, ਪ੍ਰਬੰਧ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਰਚਨਾ, ਸਟੋਰੇਜ, ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ, ਅਤੇ ਨਿਪਟਾਰਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਅਤੇ ਆਰਥਿਕ ਸੰਚਾਲਨ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ। a ਕਾਰੋਬਾਰ. ਇੱਕ ਹੋਰ ਲੇਖਕ ਨੇ ਰਿਕਾਰਡ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਨੂੰ "ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਿਰਜਣਾ, ਰੱਖ-ਰਖਾਅ, ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਨਿਪਟਾਰੇ ਵਿੱਚ ਅਰਥਵਿਵਸਥਾ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਆਮ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਯੁੱਗ" ਦੱਸਿਆ।
ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਉਦੇਸ਼
ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਹਨ:
1. ਸੰਸਥਾ ਦੁਆਰਾ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਸਹੀ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨਾ।
2. ਇੱਕ ਸੰਗਠਨ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ, ਛਾਂਟਣ, ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ, ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਨਿਪਟਾਰੇ ਦੀ ਇੱਕ ਕੁਸ਼ਲ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣ ਲਈ।
3. ਸੰਗਠਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ.
4. ਰਿਕਾਰਡਾਂ, ਸਾਜ਼ੋ-ਸਾਮਾਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨੂੰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਕਰਨ ਲਈ।
5. ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਸੈਸ ਕਰਨ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਿਆਂ ਬਾਰੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਜਾਗਰੂਕਤਾ ਪੈਦਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਲਈ।
ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ
1. ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਸੰਚਾਲਨ ਲਈ ਵਪਾਰਕ ਰਿਕਾਰਡ ਬਹੁਤ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ।
2. ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਤੱਥਾਂ ਅਤੇ ਅੰਕੜਿਆਂ ਨੂੰ ਉਪਲਬਧ ਕਰਾਉਣਾ।
3. ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਪ੍ਰਬੰਧ ਅਤੇ ਵਰਗੀਕਰਣ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਜਵਾਬ ਤੁਰੰਤ ਅਤੇ ਅੰਦਰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਣ। a ਇਕਸਾਰ ਕ੍ਰਮ.
4. ਇਹ ਵਪਾਰਕ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦੀ ਆਸਾਨ ਤਸਦੀਕ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
5. ਇਹ ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਜਾਂ ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਦੇ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਸੰਭਾਲ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ a ਆਫ਼ਤ, ਅਕਸਰ ਸੁਰੱਖਿਆ ਮਾਈਕ੍ਰੋਫਿਲਮਿੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਦੁਆਰਾ।
6. ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸ਼ਾਇਦ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਬਾਅਦ ਅਜਿਹੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਕਰਨ ਦੇ ਕਾਰਨ ਅਤੇ ਸ਼ਾਇਦ ਗੈਰ ਮੌਜੂਦਗੀ ਦਫਤਰ ਦੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ।
7. ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਜਨਤਾ ਜਾਂ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਨਿਰਪੱਖਤਾ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਨਾਲ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਕਿ ਸਾਰੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨਾਲ ਪਿਛਲੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਮਾਨ ਸ਼ਰਤਾਂ 'ਤੇ ਵਿਵਹਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਉਹੀ ਸਮੱਸਿਆ ਆਉਣ 'ਤੇ ਉਹੀ ਕੰਮ ਦੁਬਾਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।
8. ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਨਾਲ ਗਲਤੀਆਂ ਅਤੇ ਰਹਿੰਦ-ਖੂੰਹਦ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਡਿਵਾਈਸ ਤਕਨੀਕਾਂ ਵਿੱਚ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਗਲਤੀਆਂ ਅਤੇ ਰਹਿੰਦ-ਖੂੰਹਦ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਨਾ ਹੈ।
9. ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਹੋਈ ਪ੍ਰਗਤੀ ਦਾ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਲੇਖਾ-ਜੋਖਾ ਰੱਖਣ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਮਤੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
10. ਰਿਕਾਰਡ ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਅਸਲ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਪ੍ਰਗਟ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਵਪਾਰਕ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਅਤੇ ਰਣਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
11. ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਵਿਵਸਥਿਤ ਰਿਕਾਰਡ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਉਤਪਾਦ ਲਾਈਨਾਂ ਜਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਵਿਭਾਗਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਕੁਝ ਅਭਿਆਸਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਇਹ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣਾਤਮਕ ਕਾਰਜ ਵਧੀਆ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦੁਆਰਾ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਹੈ।
12. ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਤਬਾਦਲੇ, ਤਰੱਕੀ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ, ਨੀਤੀ ਬਣਾਉਣ, ਪੂੰਜੀ ਅਤੇ ਹੋਰ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਵਰਗੇ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਬਹੁਤ ਕੀਮਤੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
13. ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਇਕਸਾਰਤਾ ਲਈ ਮਿਆਰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਅਜਿਹੇ ਰਿਕਾਰਡ ਭਵਿੱਖ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਤੇ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਟੋਰੇਜ਼ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ।
14. ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਅਤੇ ਬਾਹਰੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਸਿਧਾਂਤ
1. ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਸੰਦਰਭ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਉਦੇਸ਼ ਦਾ ਸਿਧਾਂਤ।
2. ਤਸਦੀਕ ਦਾ ਸਿਧਾਂਤ: ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਆਸਾਨ ਤਸਦੀਕ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
3. ਆਸਾਨ ਸਮਝ ਲਈ ਇਕਸਾਰ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਵਰਗੀਕਰਨ ਦਾ ਸਿਧਾਂਤ।
4. ਉਪਲਬਧਤਾ ਦਾ ਸਿਧਾਂਤ ਬੇਲੋੜੀ ਦੇਰੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਉਪਲਬਧ ਕਰਵਾਓ।
ਰਿਕਾਰਡ/ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿੱਚ ਕਦਮ
ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਦਮ ਹਨ:
1. ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਬੇਨਤੀ: ਮੈਨੁਅਲ ਜਾਂ ਆਟੋਮੇਟਿਡ ਫਾਈਲਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਬਣਾਉਣ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ a ਫਾਈਲ ਨਾਮ, ਨੰਬਰ, ਸਬਕੈਕਟ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਫਾਈਲਿੰਗ ਲੇਬਲ ਦੁਆਰਾ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਬੇਨਤੀ।
2. ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਖੋਜ ਕਰੋ: ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਦਾ ਲੇਬਲ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਵਰਣਨਯੋਗ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਤੁਲਨਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
3. ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ: ਇਸ ਵਿੱਚ ਫਾਈਲ ਤੋਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ a ਦਸਤੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਸਿਸਟਮ. ਇੱਕ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ, ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਕੰਪਿਊਟਰ ਦੇ ਪ੍ਰਿੰਟਆਊਟ ਜਾਂ ਕਾਪੀ ਦੇ ਡਿਸਪਲੇਅ ਤੋਂ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ a ਟਰਮੀਨਲ ਸਕਰੀਨ.
4. ਫਾਈਲ ਨਿਯੰਤਰਣ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕੀਤਾ ਗਿਆ: ਮੈਨੁਅਲ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਫਾਈਲ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਮੰਜ਼ਿਲ, ਚਾਰਜ-ਆਊਟ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਣ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ, ਅਜਿਹੇ ਕਿਸੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਅਸਲ ਰਿਕਾਰਡ ਛਾਪੇ ਜਾਂ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਟੇਪ ਜਾਂ ਡਿਸਕ 'ਤੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
5. ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਭੇਜੇ ਗਏ ਰਿਕਾਰਡ: ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਜਾਂ ਤਾਂ ਮੈਸੇਂਜਰ ਦੁਆਰਾ ਜਾਂ ਮਕੈਨੀਕਲ ਡਿਵਾਈਸ ਦੁਆਰਾ ਬੇਨਤੀਕਰਤਾ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਮੈਨੁਅਲ ਸਿਸਟਮ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ ਕਰਨ ਲਈ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਨੱਥੀ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।
6. ਕੰਟਰੋਲ ਸਟੋਰੇਜ਼ 'ਤੇ ਫਾਇਲ ਵਾਪਸ ਕਰੋ: ਰਿਕਾਰਡ ਕੰਟਰੋਲ ਸਟੋਰੇਜ਼ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ ਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਸਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਾਰਕ
ਹਰੇਕ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਬਣਾਏ ਗਏ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਉਪਲਬਧ ਕਰਾਉਣ ਲਈ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਘਟਨਾਵਾਂ 'ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭੇ ਜਾ ਸਕਣ। ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਫਾਈਲਾਂ ਤੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਵਿਚਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਫਾਈਲਾਂ ਤੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਨੂੰ ਜਦੋਂ ਲੋੜ ਹੋਵੇ। ਦੋ ਹਨ ਬੁਨਿਆਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੇ ਢੰਗ. ਇਹ ਹੱਥੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿਧੀ ਅਤੇ ਮਸ਼ੀਨ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿਧੀ ਹਨ। ਦਸਤੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿੱਚ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਫਾਈਲ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਲਈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿਧੀ ਲਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਾ ਪੂਰਾ ਗਿਆਨ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਮਸ਼ੀਨ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿਧੀ ਵਿੱਚ ਕੰਪਿਊਟਰ ਮੀਡੀਆ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਮਸ਼ੀਨਾਂ ਦੇ ਹੋਰ ਰੂਪਾਂ ਤੋਂ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇਸ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। a ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਸਥਿਤੀ।
ਹਾਲਾਂਕਿ, ਉਹਨਾਂ ਕਾਰਕਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਜੋ ਫਾਈਲਾਂ ਤੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਨੂੰ ਪਹਿਲ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, (1) ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੀ ਚੋਣ, (2) ਇੰਡੈਕਸਿੰਗ, (3) ਛਾਂਟੀ, (4) ਕਰਾਸ-ਰੈਫਰੈਂਸਿੰਗ, ਅਤੇ (5) ਫਲੈਗਿੰਗ।
1. ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਦੇ ਢੰਗਾਂ ਦੀ ਚੋਣ: ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੀ ਚੋਣ ਢੁਕਵੇਂ ਵਰਗੀਕਰਨ ਦੀ ਚੋਣ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਵਰਟੀਕਲ, ਲੇਟਰਲ ਅਤੇ ਹਰੀਜੱਟਲ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਲਈ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਉਚਿਤ ਫਾਈਲਿੰਗ ਵਿਧੀ ਦੀ ਚੋਣ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੇ ਜਾਣੇ ਹਨ, ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਿਵੇਂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਾਇਰ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਢੁਕਵੇਂ ਸਾਬਤ ਹੋਣਗੇ। ਰਿਕਾਰਡ ਕਈ ਆਕਾਰਾਂ ਅਤੇ ਆਕਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਫਾਈਲਿੰਗ ਵਿਧੀ ਦੀ ਚੋਣ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਦਫਤਰ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ। ਦਫਤਰ ਦੁਆਰਾ ਵਰਤੀ ਗਈ ਫਾਈਲਿੰਗ ਦੀ ਵਿਧੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੀ ਹੈ a ਵੱਡੀ ਹੱਦ ਤੱਕ ਕਿੰਨੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਅਪਣਾਈ ਗਈ ਫਾਈਲਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। A 'ਤੇ ਸੰਖੇਪ ਬਿਆਨ ਬੁਨਿਆਦੀ ਦਾਇਰ ਬਿਆਨ:
i. ਵਰਣਮਾਲਾ ਫਾਈਲਿੰਗ: ਇਹ ਵਰਣਮਾਲਾ ਵਿੱਚ ਅੱਖਰਾਂ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ii. ਵਿਸ਼ਾ ਫਾਈਲਿੰਗ: ਵਿਸ਼ਾ ਫਾਈਲਿੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਉਦੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਹੋਣਗੇ ਬੁਲਾਇਆ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੁਆਰਾ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਸਬੰਧਤ ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡ a ਵਿਸ਼ਾ ਵਸਤੂ ਜਾਂ ਗਤੀਵਿਧੀ ਨੂੰ ਉਸੇ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
iii. ਭੂਗੋਲਿਕ ਫਾਈਲਿੰਗ: ਭੂਗੋਲਿਕ ਫਾਈਲਿੰਗ ਪਹਿਲਾਂ ਭੂਗੋਲਿਕ ਸਥਿਤੀ ਦੁਆਰਾ ਅਤੇ ਫਿਰ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇ ਦੇ ਨਾਮ ਦੁਆਰਾ ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਵਰਣਮਾਲਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਹੈ।
iv. ਸੰਖਿਆਤਮਕ ਫਾਈਲਿੰਗ: ਇੱਥੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਖਿਆ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।
v. ਕਾਲਕ੍ਰਮਿਕ ਫਾਈਲਿੰਗ: ਇੱਥੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਮਿਤੀ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ। ਫਾਈਲਾਂ ਤਾਰੀਖ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਹਨ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਿੱਥੇ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਹੈ a ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੈ a ਤਾਰੀਖ਼. ਯਾਤਰਾ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਰਵਾਨਗੀ ਦੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਆਪਣੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇਸ ਵਿਧੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।
2. ਇੰਡੈਕਸਿੰਗ: ਇੰਡੈਕਸਿੰਗ ਹੈ a ਮੁੱਖ ਸਿਰਲੇਖ ਜਾਂ ਸਿਰਲੇਖ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜਿਸ ਦੇ ਤਹਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾਇਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਇਹ ਵੀ ਹੈ a ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਲਈ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਡਿਵਾਈਸ. ਇਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ a ਫਾਈਲ ਦੇ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਜੋ ਕਿਸੇ ਵੀ ਦਿੱਤੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਵਾਲੀ ਫਾਈਲ ਦੀ ਸੰਖਿਆ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਫਾਈਲਾਂ ਅਤੇ ਜਾਂ ਸਮੱਗਰੀ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਇੰਡੈਕਸ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦੇਣਾ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੰਡੈਕਸਿੰਗ, ਸਿਰਲੇਖ ਜਾਂ ਸੁਰਖੀ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਜਿਸ ਦੁਆਰਾ ਪੱਤਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਹਰੇਕ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫਾਈਲ ਤੋਂ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਹੈ। ਇਹ ਨਾਮ, ਵਿਸ਼ੇ ਜਾਂ ਹੋਰ ਸੁਰਖੀ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਲਈ ਹਰੇਕ ਪੱਤਰ-ਵਿਹਾਰ ਨੂੰ ਕਾਫ਼ੀ ਪੜ੍ਹ ਕੇ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੇ ਤਹਿਤ ਇਹ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ, a ਪੱਤਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਬੁਲਾਇਆ ਹੇਠ ਲਿਖਿਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਦੇ ਅਧੀਨ ਲਈ;
i. ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਲੈਟਰਹੈੱਡ 'ਤੇ ਨਾਮ।
ii. ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਦਸਤਖਤ ਵਿੱਚ ਨਾਮ.
iii. ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਫਰਮ ਦਾ ਨਾਮ ਜਿਸ ਨਾਲ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ।
iv. ਚਿੱਠੀ ਵਿੱਚ ਚਰਚਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇ ਦਾ ਨਾਮ। ਅਤੇ
v. ਭੂਗੋਲਿਕ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਬਾਰੇ ਜਿਸਦਾ ਪੱਤਰ-ਵਿਹਾਰ ਸਬੰਧਤ ਹੈ।
3. ਛਾਂਟੀ: ਇਹ ਦਾਇਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ। ਪੇਪਰਾਂ ਦਾ ਨਿਰੀਖਣ ਕਰਨ, ਪੜ੍ਹਣ, ਸੂਚਕਾਂਕ ਅਤੇ ਕੋਡ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਪੂਰੀ ਤਰਤੀਬ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਨਾਮ, ਸਬਜੈਟ ਜਾਂ ਸਥਾਨ। ਛਾਂਟੀ ਕਰਨ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸਹੀ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਫਾਈਲ ਫੋਲਡਰਾਂ ਅਤੇ ਫਾਈਲ ਦਰਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਰੱਖਣ ਦੀ ਅਸਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅਸਲ ਹੋਵੇਗੀ. ਜਦੋਂ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਇਹ ਜਾਣਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਖਾਸ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੱਭੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਸ ਫਾਈਲ ਦਰਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਹੈ। ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਟਿਕਾਣੇ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਲਈ ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਾਰੇ ਪੱਤਰ-ਵਿਹਾਰ ਨੂੰ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
4. ਕ੍ਰਾਸ ਰੈਫਰੈਂਸਿੰਗ: ਇਹ ਬਣਾ ਰਿਹਾ ਹੈ a ਦੀ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਕਾਪੀ a ਖਾਸ ਰਿਕਾਰਡ ਜੋ ਇੱਕੋ ਵਿਸ਼ੇ ਦੇ ਅਧੀਨ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। A ਇੱਕ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਹਵਾਲਾ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਜੋ ਇਹ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੂਜੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਉਪਲਬਧ ਹੈ। ਕਰਾਸ ਰੈਫਰੈਂਸਿੰਗ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਵਿਭਾਗੀ ਫਾਈਲਿੰਗ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
5. ਫਲੈਗਿੰਗ: ਫਲੈਗਿੰਗ ਇੱਕ ਹੋਰ ਕਾਰਕ ਹੈ ਜੋ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਫਲੈਗਿੰਗ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ a ਫਾਈਲ ਦੇ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਕਾਗਜ਼ ਦਾ ਟੁਕੜਾ ਜਿੱਥੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਫਾਈਲ ਸਥਿਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਵੇਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ.