Aarbechtsstudien
Thema: Receptionist
Dësch vum Inhalt
- Sinn Of receptionist
- Wichtegkeet vun A Receptionist
- Qualitéiten vun A Receptionist
- Qualifikatiounen vum Receptionist
- Flichten vum Receptionist
Wann Dir eng Organisatioun besicht, egal ob Handels- oder Fabrikatiounsfirma, ass déi éischt Persoun déi Dir gesitt (ausser de Sécherheetsmänner, déi normalerweis als "Gateman" bezeechent ginn) de Receptionist. De Büro vum Receptionist ass normalerweis bei der Entrée vum Gebai oder Appartement, deen d'Organisatioun ënnerhält.
Wien ass A Receptionist?
De Receptionist ass déi éischt Persoun déi een nom Sécherheetspaart gesäit wann een an eng Organisatioun erakënnt. Hien / Si dirigéiert an hëlleft Besucher fir op d'Leit a Plazen ze kommen, déi se an der Organisatioun besichen wëllen. De Receptionist gëtt als Ambassadeur vun der Firma ugesinn well hien d'Bild vun der Firma duerstellt an domat de Leit seet iwwer d'Firma duerch d'Aart a Weis wéi hien Besucher ophëlt a behandelt, déi an d'Organisatioun kommen, well déi meescht Besucher net emol iwwer d'Receptiounsbüro goen. Aus dësem Grond sollt den Empfänger intelligent genuch sinn fir dës wichteg Aufgaben auszeféieren.
Wichtegkeet vum Receptionist
D 'Wichtegkeet vun a Receptionist ass expansiv wann Dir d'Virdeeler berécksiichtegt, déi d'Firma an de Public aus de Servicer vun der a gudde Receptionist:
1. Empfang Callers: D'Haaptrei Pflicht vun a Receptionist ass d'Leit opzehuelen déi an d'Organisatioun kommen. Wann dës Uruffer eleng gelooss ginn fir hir Weeër ze fannen fir d'Persounen an d'Büroen déi se besichen wëllen, kënne se um Enn frustréiert ginn well sou eng Sich um Enn net fruchtbar ass, besonnesch a groussen Organisatiounen. Desweideren, loosst Visiteur just Trupp an ufänken a Sich no wat se wëllen, kann déi normal Aktivitéite vun der Firma stéieren.
2. Schutz vu beschäftegten Offizéier: Verschidden Offizéier sinn normalerweis beschäftegt a brauche also net vu Casual Appellen gestéiert ginn, well sou Casual Callers taktesch vum Empfangsmann behandelt ginn.
3. Schutz vum Bild vun der Organisatioun: D'Receptionistin, deen den Ambassadeur vun der Firma ass an trainéiert gouf fir dës Funktioun ze maachen, verkeeft dat gutt Bild vun der Organisatioun un de Public duerch hir kompetent Manéier fir Uruffer ze kréien an hir speziell Qualitéiten.
4. Decency And Orderliness: D'Flichte vum Empfangspersonal bréngen Uerdnung an Anstännegkeet an der Gesellschaft well d'Leit net dierfen ronderëm d'Firma wanderen op der Sich no wien oder wat se wëllen an Aktivitéiten an der Organisatioun stéieren.
Qualitéiten vun A Receptionist
A e gudde Empfangsmann gëtt erwaart e puer perséinlech Qualitéiten ze hunn, déi hir hëllefe bei der effizienter Entféierung vun hire Flichten. De Receptionist gëtt dofir erwaart déi folgend Qualitéiten ze hunn:
1. Ugedriwwe: A e gudde Receptionist soll héiflech sinn am Ëmgang mat de Membere vun der Ëffentlechkeet. Dat heescht Visiteuren datt Opruff perséinlech, an dat kommen ganze Äre Wee. Wierder wéi Här, Ma, Chef, Dokter, etc., solle benotzt ginn wann Dir mat bestëmmte Visiteuren diskutéiert.
2. Taktvoll: D'Receptionist gëtt erwaart och taktesch am Ëmgang mat de Besucher ze sinn. Tactfulness heescht sinn virsiichteg fir net d'Gefiller vun ze schueden, oder Sträit mat Visiteuren Kiischt. Well de Receptionist mat verschiddenen Aarte vu Leit beschäftegt, sollt hien oder hatt sinn virsiichteg hir Wierder auswielen wann Dir mat Uruffer diskutéiert, verschwënnt perséinlech oder iwwer den Telefon. E puer Wierder wéi 'dëse Mann', 'Gitt ewech', 'Ech hu keng Zäit', 'Ech si beschäftegt', 'ech kann net hëllefen Iech', etc., soll vermeit ginn. Och wann et e puer schwiereg Uruffer kënne sinn, sollt de Receptionist an esou trainéiert ginn a Manéier, datt si mat hinnen taktvoll an domat erfollegräich ëmgeet.
3. Modesty And Neatness Am Dressing: Dëst implizéiert datt d'Receptionist ëmmer soll huelen ëm vun hirem Erscheinungsbild. Als Ambassadeur vun der Firma bewäerten d'Uruffer d'Firma duerch d'Erscheinung vum Receptionist. Si soll ëmmer clever undoen, andeems si gutt gesaat, propper a gestreckt Kleeder undoen wann se op d'Aarbecht goen. Bedenkt datt dëst net onbedéngt bedeit fir deier Kleeder ze goen. Dat gëllt och fir hir Schong, Rimm, Täsch an hir Hoer. Hir Schong soll gutt poléiert a reparéiert ginn wann néideg. Näischt schätzt een erof wéi verschwonnene Schong, Poschen, Gürtel, ongekläert Hoer, dreckeg an ongefleegten Fangerneel.
4. D'Receptionist soll ëmmer héiflech sinn, andeems si frëndlech mat Leit ass, déi op hire Wee kommen. Si sollt net sinn a "Steen-konfrontéiert" Persoun. Si soll ëmmer Leit begréissen mat a laachen.
5. Flair Fir Sprooch: De Receptionist soll de Fähegkeet ganz gutt ze schwätzen an ze interagéieren an hirer direkter Sprooch an der Kommunikatiounssprooch an der Ëmwelt wou si ass. Zum Beispill, a Persoun agestallt als a Receptionist zu Lagos soll wësse wéi Englesch an Yoruba Sprooche schwätzen a verstoen. Ähnlech, a Receptionist zu Enugu, Onitsha oder Aba soll sinn zouverléisseg Igbo an Englesch ze schwätzen. Fir nërdleche Beräicher soll si zouverléisseg Englesch an Hausa ze schwätzen. Déi meescht auslännesch Ambassaden beschäftegt net a Persoun déi hir Mammesprooch net versteet. Dir kënnt zum Beispill net an der franséischer Ambassade schaffen, wann Dir net ganz gutt Franséisch schwätzt.
6. Sound Human Relation: De Receptionist soll den Typ vu Matbierger sinn, deen ëmmer gewëllt ass mat Leit ze treffen an ze interagéieren. Si soll also gesellschaftlech, lëschteg an net einfach provozéiert sinn. Si sollt Gedold sinn am Ëmgang mat schwieregen Uruffer an ëmmer prett fir Leit ze lauschteren onofhängeg vun hirer Klass an der Gesellschaft. Eng gutt mënschlech Relatioun erhalen fuerdert Vorsicht, Verständnis a Wäisheet vum Empfangsmann. De Slogan "A Client huet ëmmer Recht“ soll d'Passwuert vum Receptionist sinn. D'Receptionist erreecht dëst andeems d'Uruffer waarm Opmierksamkeet ginn. Entschëllegt héiflech wann a fixe Rendez-vous gëtt net gehal.
Qualifikatiounen vum Receptionist
D'Qualifikatiounen néideg fir a Receptionist ënnerscheet sech vu Firma zu Firma. Dir kënnt fannen a Senior Secondaire, a Universitéitsgradhalter, HND Halter, oder National Diploma Titulaire déi als a Receptionist.
D'Kraaft, d'Gréisst, den Ëmfang vun der Gestioun an de generellen Wuelstand vun der Organisatioun bestëmmen d'Qualitéit vum Personal, déi d'Firma beschäftegt.
Wéi och ëmmer, de Minimum Qualifikatioun ass Secondary School Certificate (SSC) oder et ass gläichwäerteg. De Moment ass quasi all Geschäftsaktivitéit computeriséiert. Dofir, a Receptionist soll gutt Kenntnisser vun Computer an Internet Operatiounen hunn.
Flichten vum Receptionist
D'Haaptaufgaben vum Receptionist sinn:
1. Erhalen Uruffer
2. Ëmgank Handyen
3. Erhalen Rekord vun Visiteuren
1. Opruff Uruffer: Persoune vu verschiddene Kategorien besicht eng Organisatioun. Et ass d'Pflicht vum Receptionist se ze kréien well hire Büro déi éischt Plaz ass déi se gesinn nodeems se vun de Sécherheetsmänner um Paart geläscht gi sinn. Wéi virdru gesot, D'Receptionist soll sinn a Persoun déi ëmmer gewëllt a frou ass mat Leit ze interagéieren oder ze treffen. Si soll ëmmer Uruffer begréissen mat a smile a freet Iech ze héieren wat se komm sinn. Dës Qualitéiten erlaben hir hir Pflicht effizient an erfollegräich auszeféieren.
Et ass also d'Pflicht vum Receptionist, d'Uruffer un d'Büroen oder d'Persounen ze riichten déi se wëllen gesinn. Si muss vläicht Opruff déi Persoun oder Departement, déi mam Intercom beschäftegt ass, him matdeelen, datt den Här deen oder deen hie wëll gesinn. A Den Uruffer kann erfuerderlech sinn fir iergendwann ze waarden wann déi Persoun déi hie wëll gesinn net um Sëtz ass oder wann hien beschäftegt ass. De Receptionist soll him glécklech a waarm halen andeems hien him entspaant an doheem fillt. Dëst erreecht si andeems hien him Sëtz ubitt an hie mat Zeitungen, Zäitschrëften oder Zäitschrëften vun der Firma besetzt, wann iwwerhaapt. E puer räich Firmen bidden Téi a Snacks wann de Besucher waart a laang Zait. E puer Kommentarer wéi "Sorry Mr A ass net um Sëtz, géift Dir gären e puer Minutten waarden? Mëttlerweil, haalt Iech mat der Zeitung beschäftegt," si genuch ze maachen a Visiteur fillt sech doheem.
Et ass ganz néideg datt de Visiteur ëmmer informéiert gëtt iwwer säi Grond fir ze waarden besonnesch wann d'Waarden ze laang dauert.
Déi folgend kënne Grënn sinn fir ze waarden wann den Offizéier an de Raimlechkeete vun der Organisatioun ass:
ech. Wéini a Superieur Offizéier besicht d'Organisatioun zB Visite vum General Manager.
ii. Wann den Offizéier um a Versammlung besonnesch wann hien d'Versammlung presidéiert. Wann a entscheedend Fall gëtt gehandhabt zB Disziplinarkommissiounssëtzung etc.
2. Ëmgank Telefon: A grousse Büroen, den Empfänger empfänkt individuell Uruffer souwéi Telefon. Grouss Organisatioun installéieren a zentrale Tafel, deen et erméiglecht, den Empfänger Telefonsuriff vun ausserhalb vun der Organisatioun ze kréien an d'Uriff un déi betraffe Persounen oder Departementer ze riichten. Wann Dir den Telefon äntwert, sollt den Empfänger héiflech an taktvoll sinn. Als Äntwert op a Opruff zum Beispill kann de Receptionist soen "Dëst ass Tipstago Company, kann ech Iech w.e.g. hëllefen?" "Entschëllegt, den Direkter hält a Sëtzung grad elo, géift Dir egal Vocatioun erëm?
3. Erhalen records vun Visiteuren a Messagen: D'Receptionist hält Rekord vun de Visiteuren vun hält Visiteur Buch wou Detailer vun all Kategorien vun Visiteuren, datt an d'Organisatioun kommen opgeholl ginn. Si gëtt iwwergräifend Kont vun de Visiteuren duerch hir Nimm ze schreiwen, Datum vun Besuch, Zäit vun Besuch, Zweck vun Besuch, an Zäit vum Depart. Op déiselwecht Manéier hält si records vun den Uruffer iwwer den Telefon. Wann d'Persoun um Telefon gewënscht ass net um Sëtz ass, hëlt se de Message erof a Buch bekannt als Telefon Message Pad. Et enthält den Numm an d'Telefonsnummeren an den aktuellen Manager.
Aner Aufgaben vum Receptionist enthalen d'Verëffentlechung vun der Firma, d'E-Maile kréien, besonnesch déi mat der Hand geschéckt. Maachen e puer kleng Areeche vun Dokumenter, etc.
Hautdesdaags, wéinst dem Noutfall vum GSM (Global System For Mobile Telephony), geet d'Pflicht vum Receptionist an deem Sënn séier of. Individuell Aarbechter wéi och Exekutiv Offizéier vun Organisatiounen hunn elo hir eege privat Telefone bekannt als Handyen. Uruffer elo Opruff déi direkt privat Linnen vun Aarbechter an Offizéier anstatt Vocatioun duerch d'allgemeng Telefonslinn vun der Firma. E puer Firme ginn hir Aarbechter souguer Handyen duerch déi se kënne kommunizéiert ginn wann ëmmer hir Opmierksamkeet gebraucht gëtt.
Aarte vu Besucher déi an d'Organisatioun kommen
Et ass wichteg datt d'Receptionist d'Aart vu Besucher kennt, déi an d'Organisatioun kommen, well dëst et erlaabt hatt ze wësse wéi se se behandelen. Déi folgend Aarte vu Besucher kënnen d'Raimlechkeete vun enger Organisatioun besichen:
1. Visiteuren op Rendez-vous: Dëst sinn Visiteuren deenen hir Rendez-vous virdru fixéiert gouf. Dofir wëssen souwuel den Empfänger wéi och déi Persoun fir déi de Besucher kënnt den Datum, d'Zäit an den Zweck vum Besuch. A Visiteur op Rendez-vous soll prompt Opmierksamkeet ginn. Wann et e Grond ass, datt hien den Offizéier direkt soll gesinn, soll de Receptionist him bequem maachen wärend hie waart andeems hien him offréiert a Sëtz an Zeitung fir him beschäftegt ze halen während hie waart. Hie kann Snacks an Téi oder kale Gedrénks ugebuede ginn. Schlussendlech soll hie gemaach ginn ze verstoen firwat hien waart.
2. Noutfall Visiteur: Noutfall Visiteur huet kee virdrun Rendez mat der Firma, éischter hien kommt an, onerwaart fir eng wichteg Saach. Noutfall Visiteuren kommen ëmmer fir wichteg Saache an aus dësem Grond, soll him direkt Opmierksamkeet ginn. De Besuch vun a Staat Gouverneur ze a Lycée kann gesot ginn Entstoe Visite. Och de Besuch vum President vun der Parent Teacher Association beim Direkter fir iwwer wichteg Thema ze diskutéieren. Och an a Geschäftsorganisatioun a General Manager kann onerwaart d'Organisatioun besichen fir Operatiounen ze beobachten.
3. Casual Visitors: Dëst ass d'Zort vu Besucher déi just an d'Organisatioun goen fir eng Saach oder déi aner, déi vläicht net den Interesse vun der Firma sinn. Kee fréiere Rendez-vous ass fir esou fixéiert a besicht. E Beispill vun esou Visiteur ass a Persoun déi an d'Organisatioun kënnt fir säi Frënd ze besichen deen do schafft. Esou a Persoun ass a Casual Visiteur sou ass och a Schoulverloschter, dee kommt fir ze froen, ob et eng Plaz fräi ass fir eng Aarbecht. Wéi och ëmmer, dës Zort vu Besucher solle gläich gutt behandelt ginn fir d'Bild vun der Firma ze erhalen.
All dës Kategorien vu Visiteuren verdéngen fair an héiflech Behandlung. Si verdéngen gehollef, dirigéiert a gemaach ze ginn fir bequem ze sinn wärend se an de Raimlechkeete vun der Organisatioun sinn. Dëst sinn d'Verantwortung vum Receptionist.
Hannerlooss eng Äntwert