De Büro: Bedeitung, Definitioun, Funktiounen a spezifesch Aufgaben

Definitioun vun engem Büro
Et ass net ganz einfach e Büro präzis ze definéieren. Büro ass a generesche Begrëff.
Et konnotéiert a Gebai, a Positioun, an a Funktioun. Autoren ënnerscheeden sech an hiren Definitioune vu wat e Büro ass. Verschiddener hunn e Büro a Relatioun definéiert a Departement bzw a Divisioun vun enger Organisatioun. Anerer hunn et par rapport zu spezifesche Gebaier oder Zëmmeren definéiert wou all Zorte vu Geschäftstransaktiounen duerchgefouert ginn. D'Offices, Shops and Railway Act 1963 definéiert Office als "a Gebai oder Deel vun a Gebai, déi eenzeg oder Haaptnotwendegkeet ass fir administrativ a klerikal Aarbecht ...." All Definitioun, déi e Büro beschränkt a Gebai oder Raum ass restriktiv.
Och wann Autoren iwwer Büroverwaltung sech iwwer déi präzis Definitioun vun engem Büro ënnerscheeden, si vill d'accord iwwer d'Funktioune vun engem Büro. Et ass aus där Perspektiv datt déi folgend als gëeegent Definitioun ugesi gëtt:
"En Office ass deen Deel vun enger Organisatioun déi all Zort vu Kommunikatioun an records Servicer ubitt an d'Veraarbechtung vun Informatioun erfuerderlech fir effizient Gestioun a Kontroll vun den Operatiounen vun der ganzer Organisatioun.
Déi uewe genannte Definitioun mécht et kloer datt e Büro op wesentlech klerikal Funktiounen bezitt déi d'ganz Organisatioun duerchschnëtt an d'Gestioun hëlleft d'ganz Organisatioun ze dirigéieren an ze kontrolléieren, anstatt a speziell Plaz wou esou Aarbecht gemaach gëtt.
Fonctiounen vun engem Büro
Büro Funktiounen variéieren jee no der Gréisst, der Natur vum Geschäft an der Organisatiounsstruktur vun der betraffener Entreprise. Et wäert net hëllefen déi vill Aktivitéite vum Büro ze lëschten. Wéi och ëmmer aus der Definitioun, déi virdru uginn gouf, gëtt et Berechtegung fir ze soen datt d'Funktioune vun engem Büro an zwou breet Kategorien opgedeelt kënne ginn: (i) Basis Funktiounen, an (ii) administrativ Gestioun Funktiounen.
Eis Aufgab hei ass limitéiert op d'Untersuchung vum Basis Funktiounen vun engem Büro. Et soll awer gesot ginn, datt déi administrativ Gestiounsfunktiounen Hëllefsfunktiounen sinn, déi wesentlech sinn fir ze garantéieren datt de Büro Basis Funktiounen. Den Basis Fonctiounen vum Büro sinn:
1. Erhalen Informatiounen
2. Informatiounen ginn
3. Ariichten Informatiounen
4. Recording Informatiounen
5. Ofsécherung Asses.
1. Informatioune kréien
Et ass eng vun den Haaptroutineaarbechte vum Büro fir Informatioun aus verschiddene Quellen ze kréien. D'Quelle kënnen breed an intern, extern a perséinlech Quelle opgedeelt ginn. Déi intern Quelle bezéien sech op Informatiounsfloss tëscht de verschiddenen Departementer a Manager bannent der Organisatioun. Wärend déi extern Quelle fir Informatioun ze kréien kënne vu Clienten aus oder externen Organisatiounen sinn, dorënner Regierungsministèren. Déi drëtt Informatiounsquell ass duerch perséinlech Kontakter tëscht Personal an der Organisatioun a vu Besucher déi op de Büro kommen fir all Transaktiounen oder Reuniounen.
D'Informatioun kritt vill Formen ofhängeg vun der Quell an der Natur vun den involvéierten Transaktiounen. Vun der interner Quell kann Informatioun a Form vu Memorandum, Circulaire, Berichter, Telefon kritt ginn Opruff oder intercom, etc.
Vun der externer Quell kann d'Informatioun, déi kritt gëtt, a Form vu Bréiwer, Telegrammer, Telefonsgespréicher, Bestellungen, Rechnungen, Ufroen, Berichter an Circulaire, Telex, Zeitungen, Kreditnotizen etc. Vum perséinleche Kontakt kënnen Informatioune kritt ginn Interview, an Informatioun kritt vun Uruffer, Ufroen etc.
2. Informatioun ginn
Informatioun, déi vum Büro kritt gëtt, kann der Direktioun geliwwert ginn fir d'Entscheedung ze hëllefen an d'Politikformuléierung ze hëllefen. De Büro huet och d'Pflicht d'Gestiounspolitik an d'Instruktioune weiderzebréngen fir d'Operatiounen vun den Departementer an de Manager ze guidéieren. De Büro ass den ëffentleche Kontakt fir d'Organisatioun a gëtt sou Informatioun un de Public wéi a wann néideg.
D'Informatioun, déi vum Büro gëtt, kann mëndlech oder schrëftlech sinn, a kënnen déi verschidde Formen uhuelen, déi scho erwähnt sinn fir Informatioun ze kréien, dh Bréiwer, Berichter, Circulaire a kënnen Aussoe vu Konten, Schätzungen, finanziell Aussoen enthalen.
Informatioun soll prompt ginn wann néideg an et soll korrekt a komplett sinn.
3. Arrangéiert Informatiounen
Informatioun arrangéieren ass eng vun de wichtegste Bürofunktiounen. Dëst ass d'Veraarbechtungsstadium vun der kritt Informatioun, an déi spéider erausginn kann. Et handelt sech ëm d'Sortéieren, d'Analyse, d'Rechenung a statistesch Aarbecht.
De Besoin fir Informatioun ze arrangéieren ass datt d'Informatioun a Form vun Daten oder Fakten kritt gëtt a kann a Forme sinn datt d'Gestioun se einfach benotze kann fir Politikformuléierung oder Entscheedung ze treffen. D'Donnéeën a senger disparater Natur kënnen net iwwergräifend Bild ginn bis se arrangéiert sinn.
Dofir mussen déi verschidden Informatioune, déi kritt ginn, richteg arrangéiert, veraarbecht an organiséiert ginn ier se un d'Gestioun geliwwert ginn. Zum Beispill wäert et sënnlos sinn wann Koupe vu Rechnungen stockéiert ginn ouni se ze veraarbecht fir Detailer vu Verkaf an Akeef ze ginn.
Forme fir Informatioun ze arrangéieren enthalen Diagrammer virbereeden, statistesch Charts / Aussoen, finanziell Aussoen, Lëschten, Berichter oder allgemeng a spezifesch Natur.
4. Recording Informatiounen
D'Natur an d'Bedierfnesser vum Geschäft bestëmmen d'Aart vun den Opzeechnungen déi erhale ginn. Et ass d'Funktioun vum Büro fir Rekorder vu Geschäftstransaktiounen an esou ze halen a Wee fir einfach Erhuelung ze maachen.
D'Informatioun opzehuelen verbessert seng Kommunikatioun an d'Presentatioun vun Opzeechnungen fir zukünfteg Referenz fir Handlungen a Gestiounsentscheedungsprozess ze guidéieren. Opzeechnungsinformatioun enthält den Ënnerhalt vun Opzeechnungen a bestëmmte Bicher a Registere, Computerdisketten, Personaldatenrecords a Finanzkonten. E puer records musse gehal ginn fir gesetzlech Ufuerderungen ze erfëllen; zum Beispill, a Firma ënner dem Gesellschaftsdekret registréiert ass verlaangt gesetzleche Rekord ze halen.
Informatioun opzehuelen fir zukünfteg Notzung ënnersträicht d'Wichtegkeet vun der Informatiounsrecuperatioun. Dëst bezitt sech op Accessibilitéit vun opgeholl a gespäichert Informatioun. Fäll vun Erhuelung hänkt vun de benotzte Späichermethoden of. Richteg Indexéierung mécht fir glat a séier Erhuelung.
5. Verméigen schützen
Verméigen si wichteg fir effektiv Fonctionnement vun enger Organisatioun. Dofir ass et eng wesentlech Funktioun vum Büro fir de Schutz vu Verméigen vu Schued oder Verloscht ze arrangéieren. Verméigen reichen vu flëssege Cash, Aktien, Scholden, Büromaschinnen bis kierperlech Strukturen wéi Gebaier, Miwwelen an Armaturen.
Et ass duerch korrekt Opnam vun Informatioun iwwer Verméigen, adäquate Schutzmoossnamen huelen a konstant Iwwerwaachung iwwer d'Affäre vun der Organisatioun erhalen; beliicht Beräicher vu méigleche Gefore a gëtt fréi Warnungssignal fir d'Gestioun vun all Ofwäichungen datt d'Geschäftsaktivitéite geschützt kënne ginn. Zum Beispill, beim Behalen vun Aktierecords mussen all Mängel gemellt ginn an all iwwerdriwwe Scholde musse gemellt ginn ier et ze spéit ass fir Remediatiounsaktiounen.
adäquate ëm vun den Dokumenter vum Geschäft ass och a Moossnam fir Schutz vun Verméigen.
Resumé vu spezifesche Aufgaben an de Funktiounen vum Büro
1. Informatioune kréien a sammelen
a. At a perséinlechen Niveau vum Wuert vum Mond
b. Iwwer Telefon
c. Duerch schrëftlech Kommunikatioun souwuel intern wéi extern.
2. Inhalt analyséieren
a. Systematesch arrangéieren fir weider Veraarbechtung a Verdeelung
3. Veraarbechtung an Interpretatioun vun Informatioun
a. Statistiken sammelen
b. Fidderen Informatiounen an a Computer
c. Computerausdréck interpretéieren
d. Käschte a Budgetéierung.
4. Recording Informatioun fir zukünfteg Referenz
a. Astellung vun all Form vu Rekord
b. Ënnerhalt vun all esou Systemer
5. Kommunikatiounsinformatioun Op déi effektivste Manéier presentéiert
a. Verbal op a Persoun zu Persoun Basis
b. Iwwer Telefon
c. Op Pabeier
d. Grafik oder visuell Presentatioun
6. D'Geschäft ze schützen a seng Verméigen ze schützen
a. Care vu Finanzen
b. Care vun Stock an Ariichtungen an Armaturen
c. Assurancen
d. Gesetzlech Obligatiounen.