Aðferðir við innkaup á vélum og skrifstofubúnaði

Aðferðin við innkaup fer eftir stærð stofnunarinnar, eðli búnaðarins og aðgengi hans.

Stór fyrirtæki geta keypt beint frá framleiðendum eða pantað í gegnum fulltrúa framleiðenda eða með því að skoða vörulista og velja áður en pantað er í gegnum fulltrúa eða beint.

Hins vegar gætu smærri fyrirtæki kosið að kaupa skrifstofuvélarþarfir sínar á opnum markaði.

Aðferðir við innkaup á vélum og skrifstofubúnaði

1. Bein pöntun frá framleiðanda

Ef framleiðandinn er þekktur eða birgðauppsprettan hefði verið auðkennd með tilvísun í viðskiptaleiðbeiningar eða framleiðendaskrár; Þá a fyrirspurnarbréf er sent eða a síma kalla er gert að spyrjast fyrir um verð, afhendingu og hæfi. Stundum biður fyrirspurnarbréfið birgir um að senda aftur a vörulista og a verðskrá, eða tilboð.

Pantað er fyrir afhendingu búnaðarins ef notendadeild er ánægð með tilboð og upplýsingar.

Þegar reikningur berst frá birgi búnaðarins þarf að athuga upplýsingarnar á móti pöntuninni. Að kaupa beint frá framleiðanda hefur nokkra kosti, þar á meðal að það dregur úr kostnaði þar sem þóknun söluaðila er sparað, gæði vélarinnar sem keypt er er tryggt að vera ósvikin.

2. Panta frá fulltrúum framleiðenda

Pantanir fyrir virkan búnað má fara í gegnum fulltrúa framleiðanda. Fulltrúinn getur aðeins verið umboðsmaður sem sér um gerð kaupsamnings. Eða hann gæti verið það a tæknisérfræðingur sem einnig tekur að sér að þjónusta slíkan búnað ásamt því að geyma hann.

Það getur verið hagkvæmt að kaupa búnað frá fulltrúa framleiðanda með tilliti til gagnlegrar tæknilegrar ráðgjafar um þróun og þróun skrifstofutækni fyrir kaupin, og einnig þjónustu-/viðhaldssamning sem hægt er að byggja í innkaupaskilmálum. Hins vegar gæti það verið dýrara.

3. Tender

Útboð er fyrirmæli til verktaka um að bjóða í útboð á hlutum á samkeppnishæfum kjörum.

Embættið getur ákveðið að auglýsa eftir áhugasömum einstaklingum/framleiðendum eða verktökum eða fulltrúum framleiðenda til að bjóða út búnaðinn á skilmálum sem aðilar eru tilgreindir eða sem aðilar koma sér saman um. Auglýsing tekur tilboðið til greina og tekur því besta.

Kosturinn: er að kaupandinn gæti fengið mjög samkeppnishæf verð sem gefin eru upp í áhugasömum tilboðum. Einnig veitir það þægindi við innkaup. Hins vegar er hættan á að fá óæðri gæði í staðinn.

4. Leiga og leiga

Leiga og útleiga eru aðrar aðferðir við að afla skrifstofubúnaðar sérstaklega mjög kostnaðarsamur og flókinn búnaður/vélar td ljósritunarvélar og tölvur. Leiga og útleiga hentar vel þar sem skrifstofuna skortir nægilegt fjármagn til að framkvæma bein kaup sem aðferðirnar þrjár hér að ofan fela í sér.

Það útilokar úreldingarhættu. Það skuldbindur ekki mikið fjármagn eða fjármuni til a sérstökum búnaði. Kostnaður við viðhald er borinn af leigusala.

5. Kaup á opnum markaði

Þetta er mögulegt fyrir lítinn eða minniháttar skrifstofubúnað sem hægt er að kaupa td í Ariara Market, Aba. Kosturinn er sá að enginn tími fer til spillis í innkaupum. Einnig er hægt að velja úr ýmsum vélum sem til eru á markaðnum.

6. Uppboð Sala

Þessi aðferð er notuð þegar a fyrirtæki óskar eftir að kaupa notaðan skrifstofubúnað eða vél ef það hefur ekki efni á að kaupa a nýr.

7. Internet (á netinu)/vefsíða

Þetta er a nútíma leið til að útvega skrifstofuvél í gegnum netþjónustu. Kaupandinn þarf að skoða heimasíðu vélasala sem getur verið framleiðandi eða umboðsaðili.

Það gefur tækifæri til að vita meira um vélinni þar sem vefsíðan mun birta upplýsingar um vélina og afhendingarskilmála. Einnig er hægt að greiða á netinu.

Skrá yfir vélar og búnað

Birgðahald þýðir að gera úttekt á skrifstofuvél og búnaði. Vörsla á birgðum yfir skrifstofuvélar og búnað sem keyptur er og geymdur og þeirra sem nú eru í notkun a mjög nauðsynleg stjórnunarstörf. Það hjálpar til við að stjórna og halda utan um slíkar vélar. Skrifstofuvélum/búnaði er hægt að stjórna með:

A. Halda uppfærðri skrá yfir upplýsingar um skrifstofubúnað og þróun.

B. Uppsetning á alhliða birgðakerfi eða skrá sem mun sýna eftirfarandi upplýsingar:

1. Dagsetning kaups: raunveruleg dagsetning þegar búnaðurinn var keyptur í fyrirtækinu til notkunar. Dagsetning er mikilvæg ef vísað er til framleiðanda.

2. Kostnaðarverð vélarinnar.

3. Nafn vélar td ritvél eða ljósritunarvél.

4. Gerð og raðnúmer.

5. Útgefið númer þ.e. það magn sem gefið er út til notkunar.

6. Staða skráð þ.e. Fjöldi eftir eftir útgáfu (nr. 5).

7. Nafn viðtakanda, Nafn þess sem skrifaði undir og fékk það. Almennt myndi það berast af notendadeildinni eða hlutanum þar sem það verður notað og viðtakandinn er aðeins að taka á móti til skrifstofunotkunar.

8. Dagsetning móttöku: Dagsetningin sem viðtakandinn fékk eða sótti vélina til notkunar.

9. Undirskrift viðtakanda: Viðtakandi skrifar undir.

Fyrir skilvirka frammistöðu og langlífi er viðhald skrifstofuvéla mikilvægt.